Beste klant,

Gelieve hierna algemene informatie te vinden inzake uw boekhoudkundige en fiscale verplichtingen.

Gelieve de moeite te willen nemen om onderstaande info even door te nemen, kwestie van goed geïnformeerd te zijn.

CONTACT

U kan ons bereiken als volgt:

info@pylyser.be

Priorijlaan 1

8434 Westende

Telefoon           059/30 69 59

Telefax             059/30 69 60    

www.pylyser.be           

Kantooruren 8.45u – 12.30u; in de namiddag liefst op afspraak.

Voor andere tijdstippen maakt u best een afspraak.

Wij werken graag met MAIL en trachten deze telkens zo snel mogelijk te beantwoorden.

UW GEGEVENS

Bij deze vragen wij u ons steeds de meest recente gegevens te bezorgen inzake aankoop/verkoop onroerend goed, adres, telefoonnummer, emailadres, gezinsuitbreiding, enz.

MEDEWERKERS

Vennoten

Pylyser Peter          (peter@pylyser.be)

·         Erkend boekhouder – fiscalist nr. 202813

·         Zaakvoerder erkend boekhoudvennootschap Pylyser Boekhouding en Fiscaliteit nr. 70081284

·         Licentiaat toegepaste economische wetenschappen Universiteit Gent

·         Speciaal Licentiaat fiscaliteit en boekhoudkundig onderzoek Vlerick School voor Management

·         Geaggregeerde hoger secundair onderwijs Ehsal Brussel

Depla Stéphanie      (stephanie@pylyser.be )

·         Licentiaat toegepaste economische wetenschappen Universiteit Gent

·         Zaakvoerder erkend boekhoudvennootschap Pylyser Boekhouding en Fiscaliteit nr. 70081284

Medewerkers

      Deprez Mieke     (mieke@pylyser.be )

dossierbeheerder

Taveirne Bea  (bea@pylyser.be)

dossierbeheerder

Verbonden ondernemingen

Seynaeve-Pylyser VOF, associatie met accountant-belastingconsulent Seynaeve Johan.

Decock-Pylyser VOF, associatie met boekhouder-fiscalist Decock Steven.

CONTACTEN

Wij werken ook nauw samen met diverse sociaal secretariaten, sociale verzekeringsfondsen, fiscaal experts en notarissen.

Voor fiscale bijstand en ‘second opinions’ en ‘fiscale optimalisaties’ werken wij samen met enkele grote kantoren; vooral inzake de ‘grote’ beslissingen (bijv overname, overlating, aankoop onroerend goed, opvolging, …) kunnen wij u een professionele oplossing aanbieden.

Contacteer ons terzake.

Alsook maken wij deel uit van diverse beroepsverenigingen en volgen wij de verplichte permanente vorming.

KANTOOR

Ons kantoor is gelegen te Westende-bad naast de KBC-bank langs de trambaan.

Voor korte besprekingen (bijv. afgifte BTW documenten) stopt u gewoon eventjes voor de deur.

Voor langere besprekingen beschikken wij over twee parkingplaatsen achter het kantoor.

Wij zijn uitgerust met de laatste snufjes inzake hard- en software. Dit jaar hebben wij veel geïnvesteerd in ons kantoor alsook serversystemen en de nodige licenties om alle fiscale verplichtingen professioneel en elektronisch te kunnen doen.

SAMENWERKING

Wij menen elke klant persoonlijk te kennen; sommige klanten zien we veel, andere heel weinig; in elk geval volgen wij elk dossier op alsof het ons eigen dossier is.

Gezien ook wij steeds groeien kunnen wij niet meer spontaan iedereen uitnodigen voor een bespreking of analyse. Wij nodigen wel iedere klant uit om ons te contacteren indien u een bespreking wenst.

Zo kunnen we de winstmarge eens bespreken en vergelijken, openstaande klanten en leveranciers checken, investerings- of financieringsbeslissingen overlopen; wenst u een financieel plan, een gezamenlijke afspraak met uw bankier, overschakeling naar BVBA, een vennoot bijnemen, een tweede vestiging, evolutie tov de vorige jaren, de opvolging regelen, enz.

Aarzel niet om ons te contacteren, daarom zijn we er.

U kan ons ook steeds per mail een vraag stellen.

UW PENSIOEN

Het einde van het jaar nadert en u wil nog ‘kosten’ maken? U wil minder belasting betalen? U wil een pensioen opbouwen?

De volgende zaken raden wij iedereen aan:

PENSIOENSPAREN

Per partner kan u tot 880 € per jaar storten; dit is aftrekbaar in de personenbelasting; u recupereert tussen de 30 à 40% via de belastingen.

U kan kiezen tussen een belegging in aandelen of een belegging met gegarandeerd kapitaal en gewaarborgd minimumrendement.

VRIJ AANVULLEND PENSIOEN ZELFSTANDIGEN

Uw pensioen als zelfstandige zal later ‘gene vette’ zijn. Sluit een contract VAPZ af.

U recupereert deze aan marginaal tarief, zijnde meestal 50%; bovendien vermindert de grondslag voor uw sociale bijdragen.

De premie is wel beperkt tot 8,17% van uw referte-inkomen en met een absoluut maximum van 2.781 € per jaar.

GROEPSVERZEKERING – INDIVIDUELE PENSIOENTOEZEGGING

Indien u onder vennootschap werkt, kan u een groepsverzekering of IPT afsluiten; de premie wordt betaald door uw vennootschap en is een fiscaal aftrekbare kost binnen de 80%grens; het pensioenkapitaal komt ten goede van uzelf op pensioenleeftijd, weliswaar na aftrek van gemiddeld 20% diverse taksen en belastingen.

Het kapitaal blijft steeds voor u, gelijk wat er met uw vennootschap mag gebeuren. (verkoop, faillissement)

Interessant daarbij is de zogenaamde Back-service, waarbij u tot 10 jaar terug nog een premie kan betalen, en deze kan flink oplopen; interessant indien u bijvoorbeeld een grote of eenmalige winst verwacht.

Wij raden aan eerst uw VAPZ te maximaliseren, en indien er nog (fiscale, financiële) marge is deze aan te vullen met dergelijke verzekering.

Ze kan ook gekoppeld worden aan een gewaarborgd inkomen verzekering.

Voor deze drie producten kan uw bank of makelaar u verder helpen met de berekening en technische uitleg; vraag zeker enkele offertes op, gezien de ene maatschappij al een grotere ‘kostenstructuur’ heeft dan de andere. Wij kunnen deze voor u ook laten nazien bij twijfel.

VOORAFBETALING

Zoals u weet dient iedere zelfstandige of vennootschap de belasting op zijn voorziene winst vooraf te betalen.

Zoniet wordt een belastingvermeerdering toegepast, die logisch is, gezien de afrekening meestal pas een jaar later gebeurt.(uitzondering voor starters de eerste drie jaar)

Zelfstandigen betalen vooraf als volgt:

Voorafbetaling natuurlijke personen

Koning Albert II Laan 33 bus 42

1030 Brussel

679-2002340-66 (IBAN : BE07 6792 0023 4066 en BIC : PCHQ BEBB)

Referte: ofwel deze die u via het overschrijvingsformulier ontvangt van de fiscus, ofwel naam + BTWnummer

Vennootschappen betalen vooraf als volgt:

Voorafbetaling vennootschappen

Koning Albert II Laan 33 bus 42

1030 Brussel

679-2002330-56 (IBAN : BE20 6792 0023 3056 en BIC : PCHQ BEBB)

Referte: ofwel deze die u via het overschrijvingsformulier ontvangt van de fiscus, ofwel naam + BTWnummer

U kunt 4 keer vooraf betalen per jaar, zijnde tegen:

·         10/4

·         10/7

·         10/10

·         20/12

Hoe vlugger u betaalt, hoe hoger het belastingvoordeel.

U kan ook makkelijk en goedkoop via uw bankier een voorafbetalingskrediet afsluiten.

Bij de balans van 2009 hebben wij voor iedere klant een begeleidende brief gevoegd met een voorstel voor voorafbetaling.

BEDRIJFSVOORHEFFING

Diegene die werken via vennootschap dienen een maandelijkse wedde aan zichzelf toe te kennen.

Deze wedde bespreekt u best vooraf met ons; wij bepalen dan ook het bedrag aan bedrijfsvoorheffing dat per kwartaal dient betaald te worden, alsook zorgen wij voor de kwartaalaangifte bedrijfsvoorheffing en de nodige fiches.

(uitgezonderd zij die dit al laten regelen door een sociaal bureau)

U dient minimaal aan één zaakvoerder een bruto-loon van 36.000,00 € toe te kennen, indien u nog wenst te genieten van het verminderd tarief.( 24,98%), tenzij uw winst lager ligt.

Wenst u uw loon te bespreken of te herzien, gelieve ons dan te contacteren.

PERSONEEL

Alle formaliteiten inzake personeel verlopen best via een sociaal bureau; dienaangaande hebben wij ook goede contacten met alle sociale bureaus.

Wij helpen u verder met de juiste contactpersoon die u gratis verder uitleg verstrekt.

U bezorgt ons steeds de facturen van het sociaal bureau alsook de samenvatting van de loonlasten alsook de sociale balans die u elk jaar ontvangt van uw sociaal secretariaat.

BEWAARPLICHT

Alle facturen, rekeninguittreksels, ticketten, offertes, … kortom alle beroepsmatige stukken dient u minimaal 7 jaar te bewaren.

Wij raden zelfs aan om alles te blijven bewaren, desnoods in een grote archiefdoos op zolder.

Alle afdrukken, balansen, archieven, … van meer dan drie jaar oud geven wij mee met de klant in een doos, opnieuw dus te bewaren op de maatschappelijke zetel.

Bewaren is dus uw plicht!

KASBOEK

Diegene die met dagontvangsten werken (horeca, bakker, beenhouwer, winkel, …) dienen dagdagelijks hun dagontvangsten te noteren. Deze zijn meestal gebaseerd op een kasticket (Z-totaal) die u dient te bewaren voor eventuele controle.

Daarnaast wordt ook een kasboek dagdagelijks bijgehouden, waarbij u de dagontvangsten noteert alsook de kasuitgaven en stortingen naar de bank.

Deze dagontvangsten, Z-totalen en kasboeken plakt u dan best in een A4schriftje, teneinde onnodige discussies met de controleur te vermijden.

Voor meer info of voorbeelden contacteert u ons best.

LENINGEN

Van al uw (nieuwe) leningen dient u ons steeds een aflossingstabel te bezorgen!

VENNOOTSCHAP?

Als zelfstandige in België werkt u als eenmanszaak of via vennootschapsvorm.

U kan ook steeds naar vennootschap overschakelen, met alle voor- en nadelen vandien.

Voor een uitgebreide bespreking inzake uw dossier kan u steeds een afspraak maken.

Op fiscaal gebied dient u toch wel minstens 40.000,00 € winst te hebben vooraleer een fiscaal voordeel te genieten.

SOCIALE BIJDRAGEN

Elk kwartaal betaalt u sociale bijdragen; deze worden berekend op uw inkomen van drie jaar terug. Voor starters worden er minima gehanteerd; starters die onmiddellijk redelijke winsten behalen raden wij aan spontaan meer te betalen.

Deze bedragen minimaal 650 € per kwartaal en max. 3.800 € per kwartaal.

De kleine risico’s zijn automatisch inbegrepen.

Ook de medewerkende echtgenotes dienen te worden aangesloten.

In bijberoep kan men de bijdragen beperken tot 60 € per kwartaal, op voorwaarde dat de winst beperkt is en u minimum parttime als arbeider of bediende werkt. (ong. 18u/week)

Gelieve de sociale bijdragen TIJDIG te betalen, zoniet is er een verhoging van 3%  en 7% het LAATSTE kwartaal !

BTW

Iedere BTW-belastingplichtige dient een BTW-aangifte in te dienen tegen:

·         20 april

·         20 julil

·         20 oktober

·         20 januari

met betrekking tot de activiteiten van het verlopen kwartaal.

Zaken die een jaaromzet behalen van meer dan 1.000.000 € dienen een maandelijkse BTWaangifte in te dienen.

U dient alle facturen en uittreksels van het verlopen kwartaal voor de 10de van het betreffende kwartaal bij ons binnen te brengen. Gelieve daarvoor de zwarte tas te gebruiken die u van ons hebt ontvangen.

Zoniet kunnen wij geen tijdige BTWaangifte meer garanderen.

De BTWbetaling gebeurt ook tegen de 20ste. U dient ook BTW-voorschotten te betalen, telkens gelijk aan 1/3 van het bedrag van het vorige kwartaal.

Wij bezorgen u elk kwartaal telkens een brief met de te betalen BTW en de te betalen voorschotten.

Niet betaling binnen de maand betekent een verhoging van 10% alsook intresten; respecteer dus de termijnen en betaal op tijd; de BTW is een slechte financier…

Hoe betaalt u BTW?

BTWontvangsten Brussel

679-2003000-47 (IBAN BE22 6792 0030 0047   BIC PCHQ BE BB)

VERPLICHTE REFERTE (OGM code staat op uw BTW brief) te gebruiken (telkens dezelfde  - zie BTWbrief – BTWnummer met 0 ervoor en twee cijfers erna)

Elke drie maanden ontvangt iedereen een BTW rekeninguittreksel – gelieve dit ook steeds aan ons mee te geven.

Laattijdige BTW en BTW na controle dient te worden betaald aan BTW Mechelen. (waarvoor u dan ook een apart schrijven ontvangt)

Alle brieven dienaangaande dient u asap aan ons voor te leggen!

Wij hebben voor iedere klant een zwart tasje laten maken met bedrukking van ons kantoor en een gepersonaliseerd naamplaatje; indien u dit nog niet hebt gehad, gelieve ons te contacteren.

Gelieve deze tas te gebruiken om uw boekhoudkundige documenten binnen te brengen.

BELASTINGEN

Elk jaar ontvangt u ook een aanslagbiljet in de personenbelasting; vennootschappen ontvangen een apart aanslagbiljet in de vennootschapsbelasting.

Deze legt u best aan ons voor; best bewaart u daarvan een copie voor uzelf gezien u deze bijvoorbeeld jaarlijks moet voorleggen voor de kinderopvang.

Wij controleren het aanslagbiljet; eventueel bezwaar dient binnen de zes maanden te gebeuren.

U ontvangt ook elk jaar de belastingsaangifte (bruine enveloppe); gelieve deze ook onmiddellijk aan ons te bezorgen.

U dient ons steeds ook alle attesten (bank, kinderopvang, sociale bijdragen, verzekeringen, …), loonfiches,… te bezorgen.

AFTREKBARE KOSTEN

Opdat u een uitgave als kost zou kunnen aftrekken zijn er vier voorwaarden te vervullen:

1.     Beroepsmatig karakter (of gedeeltelijk)

2.     Bewijsstuk (factuur)

3.     Betaald of gedragen in het jaar zelf

4.     Bedoeld om belastbare inkomsten te verkrijgen

Indien uw uitgave voldoet aan deze vier voorwaarden kan u de uitgave fiscaal in mindering brengen.

Voor twijfelgevallen contacteert u ons maar.

Electriciteit-gas-water

Zorg steeds voor facturen !

Veel firma’s zenden geen facturen meer op indien u de betaling domicilieert!

Zorg ook dat de factuur op de juiste naam en BTW nummer staat; veel problemen kunnen zo worden vermeden.

Personeel

Gelieve de maandelijkse facturen en overzicht nettto-lonen steeds mee te geven met de BTWboekhouding.

Jaarlijks ontvangt u ook een samenvatting van de loonlast en sociale balans; deze hebben wij ook nodig.

Brandstof

Zorg steeds voor facturen, zoniet is de BTW niet aftrekbaar.

Autokosten

Gelieve ons per personenwagen het jaar van aankoop, het model en type, brandstof en CO2 uitstoot mee te delen. (te vinden op de roze inschrijvingskaart of via garagist uitgedrukt in gram per km)

Verzekeringen

Gelieve de premiebetalingen mee te geven; gelieve ook te noteren om welke premie dit gaat gezien er weinig detail op dergelijke gegevens staat.

VOORRAAD

Voor zij die handelsgoederen verkopen, dienen jaarlijks op balansdatum een voorraad op te maken.

U kan dit bijvoorbeeld in Excel doen en dan inplakken in een vast boek.

U neemt gewoon de aantallen per produkt * de aankoopprijs.

Het totaal nemen wij op in de boekhouding.

VERZEKERING

Bedrijfsverzekeringen

Wij raden u aan om met een professionele makelaar al uw polissen te overlopen en ervoor te zorgen dat u voor alles verzekerd bent.

Zo bent u best verzekerd voor oa. brand, arbeidsongevallen, burgerlijke aansprakelijkheid, auto, familiale, hospitalisatie, gewaarborgd inkomen, levensverzekering, enz…

FACTURATIE

Wij werken in principe met een forfaitair facturatiesysteem, per maand, per kwartaal en nog een saldofactuur bij afsluiting van het boekjaar.

Zo weet u steeds hoeveel wij u kosten en hoeft u niet ‘bang’ te zijn om ons te contacteren of eens te bellen.

Belastingcontroles, overlatingen, nieuwe zaken … rekenen wij afzonderlijk aan.

Wij menen te mogen zeggen dat ons ereloon onder het gemiddelde ligt, dankzij de loonkosten en algemene kosten die wij beperkt trachten te houden.

Gezien de constante uitbreiding van ons kantoor kunnen wij enkel nog werken voor de klanten die tijdig hun facturen aan ons vereffenen; desgevallend kan u ons altijd een afbetalingsplan voorstellen.

Wij merken in de praktijk dat slechte betalers ook meestal de zaken zijn die slecht beheerd worden en als zodanig niet meer uit die vicieuze cirkel geraken; contacteer ons tijdig zodat we kunnen helpen.

Wij kunnen geen verantwoordelijkheid dragen inzake dossier die steeds laattijdig betalen of hun boeken niet of maar gedeeltelijk binnen brengen.

JAARREKENING

Ieder jaar dient de BVBA of NV zijn jaarrekening neer te leggen op electronische wijze.

Daartoe moet ook een neerleggingskost betaald te worden.

Iedere vennootschap dient daarom deze kost vooraf te betalen op het speciaal door ons geopend rekening nummer 738-0213278-94 Pylyser jaarrekeningen, zijnde het bedrag van 143,57 €, met vermelding van naam en jaarrekening 2010, en dit ten laatste tegen 15 juni 2011.

U hebt daarvoor ook een apart schrijven verkregen.

VOLMACHT

De klanten die nog geen volmachten getekend hebben bij ons, kunnen dit best bij een volgend bezoek regelen. (fiscale volmacht alsook taks on web volmacht)

ALGEMENE MAILING VENNOOTSCHAPPEN

Betreft :  VOORBEREIDING BALANS 31/12/2010 – NEERLEGGING JAARREKENING

Beste klant,

1. BALANSEN

Het jaar 2010 is gepasseerd; wij zijn volop bezig met de afsluiting van de balansen van alle vennootschappen die afsluiten per 31/12/2010 en 31/3/2011.

Daaromtrent verzoeken wij ook ons voor 15 juni 2011 alle attesten, fiches, loonoverzicht 2010 sociaal secretariaat en sociale balans, attesten bank, aflossingstabellen nieuwe leningen, voorraad 31/12/2010,  enz… te bezorgen.

Een goede samenwerking in onontbeerlijk en kan u veel geld besparen en problemen vermijden met oa BTW en fiscus.

Wij dienen alles electronisch in, vorig jaar via de VENSOCmodule, dit jaar via de BIZTAX module.

Wij kunnen enkel verantwoordelijkheid nemen voor dossiers die dan ook steeds op tijd betalen en goed meewerken.

Wanneer u de bruine enveloppe met de aangifte ontvangt, gelieve deze ook asap bij ons binnen te brengen.

Voor besprekingen terzake maakt u best een afspraak met ons.

2. VERPLICHTE NEERLEGGING NBB

Zoals u weet dient de jaarrekening jaarlijks verplicht te worden neergelegd bij de Nationale Bank van België.(BVBA en NV)

De neerlegging gebeurt verplicht via het internet. (XBLR-bestand)

De betaling dient met verplichte gestructureerde mededeling te gebeuren op de rekening van de N.B.B.

Wij regelen dit voor elke klant.

Daartoe hebben wij een afzonderlijk rekeningnummer geopend (Pylyser jaarrekeningen) waarbij wij elke klant-vennootschap verzoeken om VOOR 15 JUNI 2011 de neerleggingskost over te schrijven met vermelding van naam en jaarrekening 31/12/2010.

Bij niet betaling wordt een verhoging opgelegd van 360 € door de Nationale bank.

Gelieve dan ook bij deze onmiddellijk te willen storten: 

U ontvangt na de neerlegging een factuur van de Nationale Bank voor dit bedrag. (met 21% recupereerbare BTW); die factuur klasseert u dan tussen uw aankoopfacturen.

ALGEMENE MAILING EENMANSZAKEN - PARTICULIEREN - BEDRIJFSLEIDERS